招生專案第三集之栽了個大跟斗
繼上一篇文章有提到，在專案前期時召部有許多要進行時程、內容和方向規畫的地方，我們也確實因此吃進苦頭。除了每位部長需針對各部門業務做人力分配外，還需參與大家的會議，確保每一組都能知道自己的職責，產出最終的成果；此外，還需撰寫各部門的企畫書，可謂是一個頭兩個大。而總副召這裡也不惶多讓，除了多出來的主視覺小組事務外，我們也經常需要確認各部門的進度以及和課務們進行同步等等，也需要撰寫本次專案的「主企劃書」內含整體專案的脈絡、各部門的 OKR 和招生的目標等內容。
當時的情況除了事情非常多之外，也經常需要和召部的成員開會討論整體專案的大方向。但由於大家都非常的忙碌，導致在安排會議時間時也是相當的糾結（總副召也須負責規劃召部團隊的會議），我們甚至有在早上七八點的時候開會，簡直是喪心病狂哈哈哈，不過這也有很大一部分原因是我無法熬夜開會拉（像是超過十二點那種），所以才需要其他人稍微配合我一下，真的是非常感謝。
專案協作工具
這裡也簡單跟大家分享一下，在這次的專案裡我們是如何溝通和協作的。
主要是利用以下這兩個軟體：
1. Notion
這個軟體想必有在關注我的文章的人應該都知道，資種這裡一直都是用這個軟體來進行資訊的佈達以及各項專案的協作，功能豐富又可以進行排版的配置真的事會讓人用了即上癮，不但可以透過 page 功能做出訊息的次序，也可以利用甘特圖、資料庫的語法來建立起良好的專案管理系統，真的是非常推薦！！
這裡也放一些我們在工作時所建立的一些好用功能～
2. Slack
這個也算是許多業界的公司會用的訊息軟體，主要就是希望將工作訊息和私人訊息（line,fb）進行區隔，只需在工作時將此軟體打開、接收事情和資訊即可，而軟體中也有頻道、內嵌連結等功能，不過最主要還是希望能將公事和私人的訊息分開，讓大家比較不會一直被工作的事情打擾~
基本上這次招生專案的所有事情，都是透過以上這兩個軟體來進行資訊同步以及工作進度掌握，也算是相當的好用哩~
回到正題，在專案進行中，為了確保進度即規畫有在時程上，我們總共會有三次的驗收日，會到資種原先上課的教室，透過邀請學長姐回來擔任驗收官的形式，於當天將目前各部門的進度以簡報的形式講解給驗收官們聽，同時也會事先附上我們的企畫書給學長姐做參考。
而第一次的驗收是在 05/14（六）的早上 9.~12.，而由於我們其實是在 4 月底到 5 月初時才開始正視籌備，因此在時程上其實真的是承擔非常大的壓力，加上資訊落差、沒有掌握足夠的資料便開始硬著頭皮做都導致我們需要花費更高的時間成本來彌補，最後也僅是相當勉強的在時限前交出企畫書和簡報，老實說有一些交差了事的味道（我不曉得其他人的心態，但至少我有一點）
而當天的情況其實也正如我所想，相當的不樂觀，不但在企畫書及主視覺的規格書上頻頻出錯，整個招生專案的策略、檢核點和預估的數字都相當的不完整（這其實我在交之前就知道了...），也被很「委婉」的建議了一番，我還記得當天學長跟我說的一句話：「俗話說好的 PM 會帶團隊上天堂，但現階段就我看來你頂多只能帶他們住小套房」，他原本可能想說要直接帶去睡路邊了，但最後只是很客氣地點出了我的不足，給了我台階下，實在是非常感謝…
除此之外，各個部門的資訊、內容和時程規劃上也都陸續被學長姐提出相關的問題和回饋，讓當時的我其實腦袋有點過熱，一整個早上的資訊量轟炸下來，我差點沒了…到後面就是昏昏沉沉的將內容記下來，打算晚上回去後再修改，不過整體而言，可以知道我們確實做得遠遠不夠，這個專案需要投入的程度可能比我想像中還要高一點，這也讓我在這次驗收後下定決心，不能再只拿半吊子、甚至七成的經歷來看待這件事了，身為整個專案的負責人，我有義務、也必須對他的品質和成果負責，因此我會在剩下的時間投入我所有的時間和精力去做修正，失敗並不可恥，我也不是沒碰過挫折，但我認為最重要的，是我該如何在發現問題後解決他？我該如何調整自己？
不過，關於我如何調整和改善又是另一個很長的故事了，今天的分享就先到這邊吧！！我們下篇見～
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